タスク管理のプロが教える「要領がよくない人の思考」改善方法

1. 忘れ物や遅刻が多い…「日常」のとっちらかり
財布や名刺を忘れたりと「日常」がとっちらかっている人がいます。もちろんこれは直せるなら直したほうが絶対に良いわけですが、命取りにはなるほどではない、と僕は思っています。たとえば初めてお会いする方がもし名刺を忘れてしまったら、名刺の連絡先に後でメールをいただけたら成立するし、名刺を本当に忘れたくないならカレンダーに記入したり、玄関のドア前など絶対に通る導線上に置いておけば忘れない。このタイプの解決は比較的簡単です。優秀な経営者やクリエイターの中にも日常はかなりとっちらかっている人が結構いますが（笑）、思考はとても整理されています。それは自分の限りあるエネルギーを日常のことより思考の整理に注ぐことをあえて選んでいるから、なのでしょう。

2. その報告で何を伝えたいの?…「思考」のとっちらかり
＼問題なのはこっち!!／
一方で、致命傷になるのは「思考」側。つまり、〝頭の中がとっちらかっている〟という状況です。思考が整理できていないというのはどういう状況かというと、タスクの優先順位がわかっていなかったり、説明が上手でなかったりします。例えば当社のメンバーが僕に話しにきた時に、それは〝報告〟なのか、〝決裁の承認が欲しい〟のか、〝アドバイスを求めている〟のか、何のために話しているのか本人がわかっていない場合があったりもします。それを繰り返すと、信頼も薄まっていくかもしれません。会議のスケジュールを組む時も、目的が明確でない〝とりあえずやる会議〟は避けるようにしていますが、これも思考がとっちらかっていると起こる現象です。

ボール（タスク）はすぐ打ち返すかパスしよう
タスクは〝緊急度〟と〝重要度〟で振り分けるとよく言われますが、そもそも緊急か重要かを考えなくてもいいレベルのタスクも日常にはあふれています。僕はそういったタスクは即レスで手元から離し、極力ボールを持たないようにしています。以前から、周りの経営者やクリエイターの人たちは本当に圧倒的即レスの方が多く、何でなのかな？と思っていたのですが、ある時気づいたんです。そうしないと回らなくなるから、です（笑）。自分も朝から夜までミーティングが入るようになった頃、即レスして、すぐどこかにボールを渡さないと自分の手元にボールがたまりすぎて、大変なことになる。自分自身、このとっちらかりによって、多くの問題やトラブルも経験しました。身をもって痛い目を見てからは、即断、即レ スが原則となりました。

タスクや懸案事項を「頭の中から外に出そう」
とは言え、すぐにはボールを打ち返せない、という難易度が高いタスクも存在します。その場合、〝タスクを覚えておくため〟だけに頭のメモリーを使うのは生産的とは言えません。ボールはすぐ〝かご〟に入れ整理する。もっとシンプルに言うと、とにかく、一旦〝頭の中から出す〟ようにします。ノートなどにメモをしてもいいですし、僕の場合はTO DOリストアプリなどデジタルツールを活用して、即座にタスクを分類します。その時に超重要なのがTO DOのリマインドを〝デフォルトで自分が確実に処理できる時間〟に設定しておくこと。たとえば僕は、その日のタスクが毎日23時にリマインドされるよう設定しています。自分の生活リズム上、この時間は大体自宅で落ち着いてPCと向き合っていることが多いので。

自分のやりたいことを明確にするために「俯瞰する目」を持とう
生きていると毎日ものすごい量のタスクがあり、その大量のタスク＝ボールをかごに振り分けないと、すぐに“とっちらかって„しまいます。タスクの優先順位を緊急度と重要度で振り分ける時、緊急度は時間軸ですぐに客観的判断が可能です。明日までにやらねばならない課題は、明日までにやれねばならない。というシンプルな話だと思います。しかし、問題は重要度のほう。重要かどうか、というのは主観であり、物差しがないと判断ができません。そもそもこのタスクは何のためなのかという大目的、そして“どれくらいやりたいか„という「感情の強さ」や、“どれくらいの確率で実現・達成できそうか„という「達成可能性」で優先度をはかることで、自分にとって大切なものが見えてくるはずです。

自分にとって大切なものの優先順位を決めよう
ここまでお伝えしたように、日々のタスクを振り分ける時に明確な判断基準がないとその都度、優先順位を決めるのも大変です。「達成可能性」のほうは慣れるまで判断が難しいので、まずは、「感情の強さ」側の物差しを決めるのが良いと思います。つまり、最初の準備としてたとえば、“家族„“友だち„“仕事„“健康„など自分にとって4つくらい大事なものを出してみて、今のライフステージを鑑みてなにが優先するのか、順番をシビアに決める。たとえば新卒時代に僕は〝仕事〟が圧倒的に一位でしたが、今は〝健康〟が最上位に来ます。そういった大枠の基準があると、タスクの優先順位を決める時に迷いにくくなります。例えば〝やせたい〟と思った時。その目的が健康のためで、大項目の中で健康が最重要という人であれば、〝やせる〟というタスクの優先度は高くなりますよね。でも、すでに健康的であり、何か他の理由のためにやせたい、という事であれば、そこに割くエネルギーはまた別の大項目、たとえば〝仕事〟などに一旦割いたほうが良さそうです。アプリを使うなら重要度別にフォルダに分けてもいいですし、ノートに書くならタスクを書き出す欄と、その右側に重要度を書く欄を設ければOKです。重要度は3段階くらいに分けて書き、重要度の高いものから処理していく、というだけのシンプルなやり方で良いと思います。

「大項目」、あるいはその中の「中項目」もそうですが、自分にとって大事なものの優先順位は人生のタイミングによって変わることも多いです。よって、一度決めた後も定期的に見直すようにしましょう。たとえば子どもが生まれたら今は仕事よりも家族が大事、という時期もあると思います。価値観が変わっているのに判断基準が昔のままでは、どこかで歪み生じてしまいます。僕の場合は最低でも月に1回は判断基準のチューニング、アップデートをしています。みなさんも、たとえば手帳の1ページ目などいつも目にするところにこの「大事にしたいこと」の優先順位を書いておき、それを日々見つめて、違和感を感じ始めたら随時、優先順位を見直してみるなどしてみてください。