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「仕事にいつも追われてる人」が試してほしい2つの解決法

いつも何かに追われて自分の時間がない。やらなきゃいけないことで頭がいっぱいで気持ちが休まらない…。もっと要領よく物事を進められたらいいのに!という人は頭の中の「とっちらかり」が原因かもしれません。仕事もプライベートももっと余裕をもって進行できるようになる頭の中の整理術について考えました。

「いつも何かに追われてバタバタしている人」3つの原因とは

前田さんに教えてもらいました!「とっちらからなくなる方法」

とっちらかっている頭の中は、どうしたらスッキリ整理される?日頃から超過密スケジュールの中で膨大なタスクをさばいている前田さんに“とっちらかり”体質を抜け出したいCLASSY.世代に向けてアドバイスをいただきました。

まずはとにかく「ボールを持ち続けない」ようにしよう

1.ボール(タスク)はすぐ打ち返すかパスしよう

タスクは〝緊急度〟と〝重要度〟

タスクは〝緊急度〟と〝重要度〟で振り分けるとよく言われますが、そもそも緊急か重要かを考えなくてもいいレベルのタスクも日常にはあふれています。僕はそういったタスクは即レスで手元から離し、極力ボールを持たないようにしています。以前から、周りの経営者やクリエイターの人たちは本当に圧倒的即レスの方が多く、何でなのかな?と思っていたのですが、ある時気づいたんです。そうしないと回らなくなるから、です(笑)。自分も朝から夜までミーティングが入るようになった頃、即レスして、すぐどこかにボールを渡さないと自分の手元にボールがたまりすぎて、大変なことになる。自分自身、このとっちらかりによって、多くの問題やトラブルも経験しました。身をもって痛い目を見てからは、即断、即レスが原則となりました。

2.タスクや懸案事項を「頭の中から外に出そう」

とは言え、すぐにはボールを打ち

とは言え、すぐにはボールを打ち返せない、という難易度が高いタスクも存在します。その場合、〝タスクを覚えておくため〟だけに頭のメモリーを使うのは生産的とは言えません。ボールはすぐ〝かご〟に入れ整理する。もっとシンプルに言うと、とにかく、一旦〝頭の中から出す〟ようにします。ノートなどにメモをしてもいいですし、僕の場合はTO DOリストアプリなどデジタルツールを活用して、即座にタスクを分類します。その時に超重要なのがTO DOのリマインドを〝デフォルトで自分が確実に処理できる時間〟に設定しておくこと。たとえば僕は、その日のタスクが毎日23時にリマインドされるよう設定しています。自分の生活リズム上、この時間は大体自宅で落ち着いてPCと向き合っていることが多いので。

前田さんが愛用しているTO DOアプリは?

ここからちょっとマニアックと感じるかもしれませんが、僕自身は、「2Do」「Toodledo」というアプリを組合せて使っています。アプリは自分に合うものであれば何でも良いと思います。ただし、外して欲しくない一番のポイントは、いかに簡単かつ迅速にタスクを投げ込める仕組みを作れるか、これに尽きます。僕のやり方としては「タスク入力」をスマホのウィジェット画面に登録して、タスクが頭の中に降りてきたら数秒でTO DOリストに入れられるようにしています。つまり心理的にも物理的にも、〝ハードルの低いタスク入力機構〟を整備すること。パッと頭で思いついた瞬間に、箱に投げられるようにする環境を持っておくこと。これが最重要です。入力するたびにリマインドの時刻を考える必要のないよう、リマインドの時刻も毎日同じ時間に設定しておく、などの工夫もあるとなお生産性は高まるでしょう。

お話を聞いたのは

前田裕二さん・SHOWROOM

前田裕二さん・SHOWROOM㈱ 代表取締役社長
ライブ配信プラットフォーム「SHOWROOM」社長として、また’19年に最も読まれたビジネス書『メモの魔力』の著者としてもおなじみ。オンラインサロン「メモ魔塾」やテレビ出演などさまざまなメディアで情報を発信、幅広い層から支持を集めている。

イラスト/香川尚子 取材/加藤みれい 再構成/Bravoworks.Inc

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