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【メール】TO、CC、BCCの正しい使い方できてる?

普段、仕事などでメールをする際に目にする「TO」「CC」「BCC」の文字。それぞれ明確な役割の違いがあり、メールの内容や伝えたい相手に応じて適切に使い分けることが重要です。そのためには、それぞれの単語の意味を知っておく必要があります。

そこで今回はTO、CC、BCCの使い方をおさらいします。

■TO・・・「メールの内容を一番伝えたい相手」に送る時に使う

TOは、メールソフトによっては“宛先”と書かれている場合もあります。TOは、メールの内容をもっとも伝えたい、見てほしい相手に対して使うものです。

たとえば、取引先Aにメールを送りたいときは、取引先Aの営業マンをTOに指定します。TOに宛先指定されていると、受信者側も「自分に関係がある内容なのかな」と意識するため、膨大なメールの中でも比較的目に留まりやすいでしょう。

■CC・・・「参考までに共有しておきたい相手」に送る時に使う

まず、CCとは「Carbon Copy(カーボンコピー)」の略称のことです。TOは“もっともメールを見てほしい、内容を伝えたい相手”という意味でしたが、CCの場合は“参考までに”という意味合いになります。

たとえば先ほどの取引先Aへのメールで、TOが取引先Aの営業マンだとすると、CCは取引先Aで営業サポートを行っている事務の方であったり、取引先Aの営業マンの上司であったりするでしょう。メインの担当者ではないものの、少なからず内容に関連のある人や関連がありそうな人をCCに指定します。

ただ、人によってはCCで届いたメールは確認しないという人も。確実に相手に伝えたいときは、TOで送るようにしましょう。また、CCで受け取ったメールの返信は“全員返信”するのが一般的です。

■BCC・・・「TOとCCに入っている人に内緒でメールを共有したい相手」に送る時に使う

BCCとは「Blind Carbon Copy(ブラインドカーボンコピー)」の略称です。TOとCCに入っている人に内緒で、BCCに指定した相手にメールを送信することができます。送信する人にアドレスを知られないよう“個人情報保護”のために使われることが多いです。

先ほどの取引先Aへのメールの場合だと、たとえば取引先Aの営業マンとは面識はなくても、送信者社内の上司や同僚などにも内容を共有したい場合にBCCを使います。

BCCは、メールアドレスを知られずにメールの内容を共有できる便利な機能です。しかし、単純な操作ミスでBCCではなくTOに宛先指定してしまい、情報が漏えいするといったトラブルも少なくありません。慎重に確認したうえでメールを送信するようにしましょう。また、BCCで受け取ったメールには“個別返信”でメールを返すことも忘れずに。

 

いかがでしたか? ボタンひとつで簡単に操作できてしまうからこそ、慎重な対応が必要です。「TO」「CC」「BCC」、それぞれの意味をしっかりと理解することでこれまで以上にメールを使いこなすことができれば、重大な事故を防ぐことにもつながります。メールを送る前には、「TO」「CC」「BCC」それぞれに入っている宛先が正しいか、今一度チェックしてみるクセをつけましょう!

 

文/大内千明 画像/shutterstock(Syda Productions、fizkes、Billion Photos、Dean Drobo)

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