Jul, 22,2018

数字を〇で囲った“囲み文字”は使っちゃダメ！ビジネスメールマナー4選

上司や取引先などに大切なメールを送ったのに、しばらく返信がなかったという経験はありませんか。返信がないと「忙しいのかな」と思いがちですが、もしかすると“相手が返しづらいメール”をあなたが送っているからかもしれません。そこで今回は、迷惑なメールの文例をご紹介いたします。

■後回しにされがち！「タイトルが分かりづらい」

まずメールを開く前に目に入るのが“タイトル”です。たとえば、今この記事を読んでいるのも、タイトルを見て内容に興味を持ったからだと思います。逆に、タイトルが分かりにくければ記事を読んでみようとは思わなかった可能性があります。メールも記事と同じように、タイトルが分かりにくいと「よくわからないから後回しにしよう」と思われてしまいがちです。

タイトルは具体的に、簡潔な言葉で伝えるように心がけましょう。ただし、“簡潔に”を意識しすぎて、“ご相談” “お伺い”など具体的な内容を省いてしまうとわかりにくくなってしまうので注意。

■こっちの都合も考えて！「いつもタイトルに大至急と入っている」

どうしても急ぎで返信が欲しい場合はOKなのですが、普段から“大至急” “緊急”など“相手を急かすワード”を入れるのはNGです。こうした言葉を多用しすぎると、言葉の重みがなくなってしまうでしょう。もちろん、いつも早めに返信をもらえるのが理想的ですが、メールのいいところは“相手の時間を邪魔しないところ”。本当に急ぎの要件でなければ、あえてつける必要はないでしょう。

■「、」ばかりでなかなか文章が終わらない！「一文が長い」

メールでは、要件をなるべく簡潔に伝えるのがマナーです。文章で説明をする時は、一文の長さを短めに伝えるようにすると、相手に伝わりやすくなるでしょう。一文が長くなりがちな人は、口で話す時の言葉をそのまま文章にしているのかもしれません。

口で話すのと文章に起こすのとでは、同じことを伝えようとしても伝わる印象が異なるもの。一度文章を考えたら、必ず読み返すようにしましょう。

■文字化けされて意味不明な記号に！「環境依存文字の使用」

自分のPCでは問題なく表示されていても、相手のPCでは環境依存文字が表示されないというケースがあります。たとえば、株式会社の略称である“(株) ”や、数字を〇で囲った“囲み文字”は、普段からよく使う人もいるのではないでしょうか。実は、これらも環境依存文字の一種です。環境依存文字によってメールの内容が文字化けしてしまうと、相手を混乱させてしまったり、解読できない部分を再度問い合わせしたりといった手間をかけさせてしまう可能性があります。ビジネスシーンにおいて、環境依存文字の使用はなるべく控えた方がいいかもしれません。

メールのマナーは、学校や会社ではなかなか教えてくれない部分でもあります。そのため、メールの内容によっては「どう送ればいいかな」と悩む女性も多いでしょう。社内外を問わず「素敵だな」と思った人の文面を参考にしたり、自分だったらどんな文章だとわかりやすいかなと想像しながら書いてみたりするといいかもしれません。

文／大内千明　画像／Sutterstock（one photo、 fizkes、Flamingo Images、WAYHOME studio）